Personālvadības procesu digitalizācija

Pēdējo 3–5 gadu laikā personālvadībā priekšplānā izvirzījusies digitālā transformācija – procesu pārcelšana uz informācijas tehnoloģiju sistēmām un automatizācija. Kā personālvadības risinājumi var palīdzēt efektivizēt uzņēmuma ikdienas darbu?

Nav noslēpums, ka cilvēkresursi ir viena no lielākajām izmaksu pozīcijām. Jo vairāk procesu uzņēmums var automatizēt, atvieglojot ikdienas darbu dažāda līmeņa darbiniekiem – vadītājiem, personālvadības speciālistiem –, jo vairāk laika var ietaupīt un veltīt citiem pienākumiem. Tieši monotonais rutīnas darbs ir tas, ko veiksmīgi var digitalizēt.

2025.gada augustā publiskots “Deloitte” pētījums par to, kā atvieglot ikdienas darbu uzņēmumā. Tajā 57% personālvadības profesionāļu apgalvoja, ka diezgan daudz laika patērē tieši administratīvajam darbam – pieteikumu apstrādei, datu ievadei un manuālai pārcelšanai no vienas sistēmas citā utt. Šajā pētījumā bija arī norādīts, ka vidēji lielā uzņēmumā, optimizējot personālvadības procesus vai sakārtojot informācijas tehnoloģiju (IT) ekosistēmu, iespējams ietaupīt aptuveni 2000 cilvēkstundu gadā. Tādējādi uzņēmums pats var aprēķināt resursu ietaupījumu, ja tiks automatizēti personālvadības procesi.

Procesu automatizācija sniedz virkni būtisku ieguvumu. Efektivizējot procesus, uzņēmums paaugstina personālvadības speciālistu motivāciju, atvieglo vadītāju darbu, piemēram, atvieglo koordinējošas un informatīvas funkciju veikšanu. Vienlaikus mazinās arī datu kļūdas un uzlabojas to kopējā kvalitāte. Savukārt darbiniekiem daudz ātrāk un pārskatāmāk ir pieejama ikdienā nepieciešamā informācija.

Latvijā pieejamie risinājumi

Personālvadības automatizācijas risinājuma izvēle lielā mērā ir atkarīga no uzņēmuma darbības specifikas. Daži rīki vairāk piemēroti darbam birojā, citi ir adaptēti ražošanas uzņēmumiem, kuros jāorganizē darbs maiņās, jāskaņo maiņu grafiki un plāni. Ir fragmentēti risinājumi un arī tādi, kas nodrošina pilnu personālvadības ciklu.

Uzņēmumam, veidojot IT ekosistēmu, ir ļoti svarīgi, lai būtu nodrošināts arī, piemēram, algu aprēķina process, sasaiste ar personāla pašapkalpošanās portālu, kurā ikviens darbinieks var iegūt tieši viņam aktuālo informāciju. Taču tikpat būtiski ir rūpēties par datu drošību un šīs sistēmas nodalīt, tādējādi ar lietotāju lomu un dažādiem datu pieejamības līmeņiem nodrošinot datu pienācīgu aizsardzību. Labā prakse paredz nodrošināt informācijas piekļuves kontroli tādā apjomā, lai darbinieks var piekļūt tikai tiem datiem, kas tam nepieciešams savu funkciju izpildei, saziņai ar citām uzņēmuma struktūrvienībām – grāmatvedību, personālvadību vai atgriezeniskās saites sniegšanai vadībai par sava darbu sniegumu un rezultātiem.

Latvijā ir gan adaptēti ārvalstu risinājumi, gan vietējie. Jāteic, ka ārvalstu produkti bieži vien nodrošina tikai atsevišķu personālvadības sadaļu, piemēram, personāla atlasi vai prombūtņu pieteikumu administrēšanu, bet komplekss risinājums nemaz tik bieži tirgū nav pieejams.

Tāpēc ir radīts personāla pašapkalpošanās portāls “Panorama 365”. Tai ir ļoti plašas funkcionālās iespējas – gan prombūtņu pieteikumu apstrāde, gan laika uzskaite, kas īpaši aktuāla ražošanas uzņēmumiem, gan darbinieku anketēšanas un mērķu definēšanas iespēja. Katrs uzņēmums var izvēlēties savām vajadzībām piemērotāko komplektu. Tas ir arī veids, kā apzināt un ieviest uzņēmumā dažādus personālvadības procesu automatizācijas risinājumus, kurus līdz šim uzņēmums nav izmantojis, un, iespējams, izmēģināt kādu no tiem. Funkcionālās iespējas ir ļoti plašas un izmantojamas pēc vajadzības.

Galvenokārt valsts sektorā izplatīts risinājums ir “Visma HoP”, kura funkcionalitāte līdzinās arī “Panorama 365” funkcionālajām iespējām. Savukārt pretendentu atlasei var izmantot “Teamdash” risinājumu. “Sage HR” un “BambooHR” – paredzēts vidējiem uzņēmumiem darbinieku datu pārvaldībai un prombūtņu administrēšanai. Ir arī citi risinājumi, kas fokusējas uz specifiskiem, bet ļoti būtiskiem personālvadības jautājumiem. Lieli starptautiskie uzņēmumi dažkārt izvēlās izmantot arī “SAP SuccessFactors” risinājumu, kas atbilstošāks lielākām korporācijām, nodrošinot centralizētu pieeju, ja uzņēmums darbojas, piemēram, vairākās valstīs.

Šie risinājumi tirgū sastopami visbiežāk, taču katram no tiem ir atšķirīgs funkcionālo iespēju tvērums.

Automatizēt, lai efektivizētu un analizētu

Personālvadībā kā potenciāli automatizējams vienmēr tiek minēts viss, kas saistīts ar dažādu pieteikumu apstrādi. Arī anketēšanu – darbinieku viedokļa noskaidrošanu, apstrādi un analīzi – ir iespējams un pat vēlams automatizēt, jo lielā uzņēmumā iegūt atgriezenisko saiti no darbiniekiem ir sarežģīti. Ja darbinieku skaits ir mazāks, var izmantot, piemēram, “Microsoft Forms”, “Google Forms” vai citus risinājumus, bet, ja darbinieku ir daudz, tad anketēšana ir krietni vienkāršāka īpašā rīkā. Turklāt tas nodrošina iespēju ērti analizēt savāktos datus un pieņemt datos balstītus lēmumus un izsekot arī pieņemto lēmumu ietekmei uz tālākiem procesiem un darba rezultātiem, piemēram, darbinieku motivāciju.

Personālvadības speciālisti atzinīgi novērtē arī to, ka integrācijā ar uzņēmuma algu un personāla uzskaites sistēmām ir iespējama automātiska uzņēmuma struktūrvienību diagrammas izveide. Ja šāda risinājuma nav, organizācijas struktūra nereti tiek veidota manuāli, bet ir ļoti ērti, ja sistēma automātiski attēlo uzņēmuma struktūrvienības, hierarhiju un darbinieku subordināciju, tajā skaitā to automātiski aktualizējot, ja notiek uzņēmuma nodaļu apvienošana vai sadalīšana.

Struktūrvienību vadītājiem ir ērti pārvaldīt un redzēt, kuri darbinieki ir prombūtnē, kas viņus aizvieto un kāds ir plānotais maiņu grafiks. Ja kāds ir saslimis, ar šādu risinājumu var operatīvi pārplānot maiņu darbu un apziņot kolēģus par izmaiņām. Aktuālās informācijas ieguve reāllaikā aizstāj nepieciešamību drukāt grafikus un izvietot tos pie ziņojumu dēļa – visas izmaiņas reālā laikā ir pieejamas kopējā portālā.

Savukārt vadības komandai ir ļoti svarīgi iegūt statistikas datus, piemēram, par darbinieku prombūtņu apjomu un slimošanas biežumu dažādās nodaļās. Šādu risinājumu pielietojums un ieguvums vadības līmenī ir ļoti plašs – to var izmantot darbinieku anketēšanai, sniegumu novērtēšanai, kā arī stratēģijas veidošanasi, piemēram, par darbinieku zināšanu un prasmju attīstību. Tāpat, analizējot datus, uzņēmuma vadība var pieņemt daudz izsvērtākus lēmumus par veicamajām izmaiņām atalgojuma un piemaksu sistēmā, vienlīdzīgas atalgojuma sistēmas izveidi, motivācijas un labuma groza izmaiņām, kā arī par darbinieku labbūtības pasākumiem.

Līdz ar to var teikt, ka, automatizējot cilvēkresursu pārvaldības procesus, ieguvēji ir dažādu līmeņu darbinieki visā uzņēmumā, ne tikai personālvadības komanda.

MI rīku pielietojums

Personālvadībā, izmantojot mākslīgo intelektu (MI), jāņem vērā Vispārīgā datu aizsardzības regula (regula 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti). Tā kā personālvadība ietver virkni sensitīvu personas datu, attiecīgās prasības ir ļoti svarīgi ievērot.

__________________________________________________________________________

MI nav brīnumlīdzeklis, bet gan atbalsta rīks, kas noteiktos apstākļos var būtiski atvieglot personālvadības vai citu speciālistu darbu
__________________________________________________________________________

MI risinājumu izmantošana ir pieļaujama, ja tiek nodrošināts, ka dati tiek glabāti un apstrādāti drošā, uzņēmuma pārvaldītā vidē. Tomēr šādas pieejas ieviešana ir resursietilpīgs un laikietilpīgs process. Piemēram, būtiskus ieguvumus MI var sniegt personāla atlases procesā, taču arī šajā gadījumā obligāti jānodrošina kandidāta informēšana par viņa datu apstrādi un izmantošanas mērķi.

Ieviešot jebkuru jaunu tehnoloģiju, uzņēmumam ir jābūt gatavam investēt. MI ieviešanas gadījumā jābūt gataviem arī tam, ka tas ir eksperimentāls ceļš ar vairākām iterācijām, validējot un atrodot atbilstošāko risinājumu. Prakse liecina, ka tas, kas der vienam uzņēmuma, var nederēt citam. Risinājumu validēšana ir laikietilpīgs process. Ir uzņēmumi, kuri, nevēloties investēt un sākotnēji ieviest pilotprojektu, padodas ļoti ātri, bet ir arī diezgan neatlaidīgi uzņēmumi, kuri gatavi eksperimentēt, lai tādējādi nonāktu pie viņiem atbilstošākā risinājuma. Tāpēc tas ir atkarīgs no katra uzņēmuma iespējām un prioritātēm.

Protams, jāvērtē, vai no MI integrēšanas procesā būs kādi ieguvumi. Ja uzņēmumā ir 50–80 darbinieki, kas Latvijā ir diezgan raksturīgi, maz ticams, ka veiktie ieguldījumi personāla atlases procesā īstermiņā atsvērs MI investīcijas. Savukārt, ja uzņēmumā ir, piemēram, 1000 darbinieku, tad jau ir daudz ticamāk, ka, ieviešot MI risinājumus pretendentu atlases procesā, būs reāli ieguvumi, uzlabojot uzņēmuma efektivitāti.

Joma, kurā MI šobrīd pamazām jau ienāk uzņēmumu kultūrā, ir personāla kompetenču attīstība, zināšanu pārbaudes, instrukciju sagatavošana, ievadinstruktāžas veikšana utt. To ir daudz vienkāršāk uzticēt MI, turklāt tur arī nav tik daudz personas datu. Tāpat arī MI risinājumu izmantošana darba attiecību uzsākšanas procesā ir ar augstu potenciālu.

Galvenais risks, izmantojot MI risinājumus personālvadībā, ir saistīts ar datu drošību un personas datu aizsardzību. Tādēļ būtiski atcerēties, ka tehnoloģija ir instruments, savukārt atbildība par rezultātu paliek uzņēmuma pusē. Organizācijā jābūt skaidri noteiktam procesa īpašniekam, kurš uzrauga, vai izmantotais risinājums patiešām sasniedz iecerētos mērķus, un pieņem lēmumus, ja nepieciešams veikt kādas korekcijas vai uzlabojumus.

MI nav brīnumlīdzeklis, bet gan atbalsta rīks, kas noteiktos apstākļos var būtiski atvieglot personālvadības vai citu speciālistu darbu. Efektīva procesu pārvaldība ir jānodrošina uzņēmumā nepārtraukti, taču praksē nereti tiek aizmirsts par nepieciešamību risinājumu regulāri uzraudzīt un pilnveidot. Tādēļ tehnoloģijas ieviešana bez tās apmācīšanas un uzraudzības kontroles var radīt būtiskus riskus.

Kam ieviest automatizācijas risinājumus

Savulaik pastāvēja mīts, ka automatizācijas risinājumi ir piemēroti un investīcijas atmaksājas tikai lieliem uzņēmumiem. Šobrīd ikviens uzņēmums darbojoties raugās uz globālo tirgu un attīstības perspektīvu, līdz ar to neatkarīgi no uzņēmuma lieluma ir svarīgi domāt par procesu efektivitāti un konkurētspēju.

Mūsu klientu vidū ir dažāda lieluma uzņēmumi ar plaša nozaru pārstāvniecību. Biroja darbiniekiem, piemēram, banku sektorā, būs vienas prioritātes, savukārt uzņēmumiem, kuri darbojas ražošanas sfērā vai loģistikas jomā, – citas. Tiem aktuāla ir maiņu plānošana, precīza laika uzskaite, iespēja reģistrēt ieiešanu konkrētā objektā un iziešanu no tā.

Viennozīmīgi ir skaidrs – jo lielāks uzņēmums, jo svarīgāk tam ir, lai darbinieku pašapkalpošanās portāls iekļautos pārējās sistēmās kā īstais puzles gabaliņš. Šiem uzņēmumiem ir svarīgi, lai visa kopējā uzņēmuma IT ekosistēma ir kā viens dzīvs organisms, kurā neiztrūkst neviena fragmenta, lai viss process būtu labi pārskatāms, pārvaldāms un nepieciešamības gadījumā būtu iespēja izgūt nepieciešamos datus.

Mūsu klientu loks ir daudzveidīgs. Tajā var atrast vidēja lieluma uzņēmumu, kurā strādā 60-80 darbinieki, kuriem ir labas digitālās prasmes. Uzņēmums pats piedāvā digitālos risinājumus saviem klientiem. Viņi paši vēlējās ieviest personāla pašapkalpošanās portālu, lai sakārtotu dažādu pieteikumu apstrādi. Tas viss ļoti veiksmīgi darbojas kopā ar algu aprēķinu sistēmu, kas būtiski atvieglo uzņēmuma ikdienas darbu.

Liela aptieku ķēde visās Baltijas valstīs, kas izmanto portāla “Panorama 365” risinājumu. Uzņēmumam ir vairāki tūkstoši darbinieku, un vienā sistēmā tiek pārvaldīta gan administrācija, gan viss lielais aptieku tīkls. 

Mūsu klientu vidū ir mazumtirdzniecības uzņēmumi ar vairāk nekā 1000 strādājošajiem, kuriem jānodrošina veiksmīga darbu plānošana un cilvēkresursu pārvaldība visā veikalu tīklā.

Tāpat risinājumu izmanto ražojoši uzņēmumi, kas plāno maiņu grafiku, nodrošina darbinieku anketēšanu, darba attiecību uzsākšanas / izbeigšanas procesus, sniegumu novērtēšanu, pieteikumu un prombūtņu, tajā skaitā komandējumu pieteikumu pārvaldību.